Novinka: sdílený pracovní prostor pro celý tým

Rezervace se nemusí řešit z jednoho účtu a jednoho hesla. Pracovní prostor jde nově sdílet s kolegy, každému s vlastním přístupem a rolí podle toho, co má mít na starosti.

Dokud rezervace řeší jeden člověk, stačí jeden účet. Jakmile přibude recepce, kolegyně na střídačku nebo druhá pobočka, začne se sdílet heslo - a to je špatně hned ze dvou důvodů: nikdo nepozná, kdo rezervaci zrušil, a po odchodu člověka z týmu se musí měnit přístup všem.

Nově proto jde pracovní prostor sdílet. Každý má vlastní přihlášení a roli podle toho, co má na starosti.

Sdílení je součástí tarifu Firma.

Jak pozvat kolegu

V administraci ve správě členů zadáte e-mail a vyberete roli. Kolegovi přijde pozvánka s odkazem; po jejím přijetí se mu prostor objeví v jeho vlastním účtu. Pokud u Eazo ještě nemá účet, založí si ho během přijímání pozvánky.

Pozvánku můžete zrušit, dokud nebyla přijata. Přístup existujícího člena odeberete kdykoli - a jeho účet tím nezaniká, jen ztratí přístup k vašemu prostoru.

Tři role

Vlastník je ten, kdo prostor založil. Může všechno včetně smazání prostoru a správy předplatného. Vlastník je vždy jeden.

Správce spravuje běžný provoz: služby, otevírací dobu, nastavení widgetu, rezervace i další členy. Nemůže prostor smazat.

Člen pracuje s rezervacemi - vidí kalendář, potvrzuje, přesouvá a ruší termíny. Do nastavení prostoru ani do správy členů nevstupuje.

Praktické rozdělení bývá jednoduché: majitel je vlastník, vedoucí provozu správce, obsluha na recepci členové.

Co to změní v každodenním provozu

Rezervace se přestanou dít „z účtu firmy“ a začnou se dít od konkrétních lidí. U každé rezervace je vidět historie - kdy vznikla, kdy byla potvrzená, kdy zrušená. Když se pak řeší nedorozumění s klientem, nemusíte to rekonstruovat po paměti.

Odpadne taky nejnepříjemnější část odchodu člověka z týmu. Místo měnění hesla a jeho rozesílání ostatním prostě odeberete jeden přístup.

Víc prostorů vedle sebe

Sdílení členů se často plete s pracovními prostory - jsou to dvě různé věci.

Pracovní prostor je samostatný provoz: vlastní služby, vlastní otevírací doba, vlastní widget. Dvě pobočky s jiným rozvrhem tedy patří do dvou prostorů. V tarifu Profi i Firma jich můžete mít víc a přepínat mezi nimi v administraci.

Členové se přidávají do konkrétního prostoru. Kolegyně, která obsluhuje jen jednu pobočku, dostane přístup jen k ní.

Než začnete zvát

Pár věcí, které se vyplatí projít předem:

Zkontrolujte, kdo potřebuje jakou roli. Nejběžnější chyba je dát všem správce, protože je to jednodušší. Členská role stačí každému, kdo jen odbavuje rezervace.
Zvěte pracovní e-maily. Pozvánka míří na konkrétní adresu a na ni se váže přístup; sdílená schránka typu info@ tenhle smysl ruší.
Projděte přístupy po každé změně v týmu. Odebrat přístup je otázka jednoho kliknutí - jen se na to nesmí zapomenout.

Správu členů najdete v administraci v nastavení pracovního prostoru. Když si nejste jistí, jak si tým rozdělit, napište nám přes kontaktní formulář - rádi poradíme.