Otevírací doba, přestávky a dovolená: aby kalendář nenabízel to, co nemůžete stihnout

Nejčastější stížnost na rezervační systémy nezní „nefunguje to“, ale „nabízí termíny, které nestíhám“. Klient si vezme čas, který na papíře volný je - jenže mezi dvěma zákazníky potřebujete uklidit, přejet nebo se aspoň nadechnout.

Řešení není přenastavovat otevírací dobu každý týden. Stačí správně popsat, jak vaše práce doopravdy vypadá.

Čtyři čísla u každé služby

Eazo počítá volné termíny z otevírací doby a z parametrů konkrétní služby. Ta čísla jsou čtyři a každé řeší něco jiného:

Délka služby je čas, který strávíte s klientem. Zní to triviálně, ale bývá to nejčastější zdroj skluzu - pokud stříháte hodinu, ale v systému máte 45 minut, každý druhý den skončíte v přesčase.

Prodleva mezi klienty (buffer) je čas po schůzce, který systém nikomu nenabídne. Úklid, dezinfekce, poznámky do karty, přejezd. Klient ho nevidí, vy ho máte jistý.

Krok nabízených časů určuje, po jakých intervalech se termíny zobrazují. Když máte službu na 50 minut a krok necháte na nule, začátky se sesypou na nehezké časy typu 9:00, 9:50, 10:40. S krokem 30 minut nabídnete 9:00, 9:30, 10:00 - čitelnější pro klienta i pro vás.

Minimální předstih říká, jak brzy nejdřív se dá termín zabrat. Bez něj se někdo objedná na čas za deset minut. Hodina nebo dvě jsou rozumný začátek; pokud potřebujete nakoupit materiál nebo se připravit, klidně den.

Kapacita: když termín zvládne víc lidí

U skupinových služeb - lekce, kurz, prohlídka - nastavíte u služby kapacitu. Termín pak zůstane v nabídce, dokud se nenaplní, a nemusíte pro každé místo zakládat samostatnou položku.

Pro individuální práci nechte kapacitu na jedné. Znamená to, že první rezervace termín uzavře.

Otevírací doba není totéž co pracovní doba

Do otevírací doby patří jen časy, kdy jste opravdu k dispozici klientům. Administrativu, objednávky a pauzu na oběd do ní nedávejte - jinak vám je systém průběžně zaplní.

Pauzu uprostřed dne řešte tak, že den rozdělíte na dva bloky: třeba 9:00–12:00 a 13:00–17:00. Poledne pak nikdo nezabere.

Dovolená, svátky a jednorázové výjimky

Pravidelná otevírací doba pokrývá běžný týden. Na všechno ostatní jsou výjimky, které v Eazo zadáte jako volno:

• Státní svátek - den, kdy máte zavřeno.
• Dovolená - souvislý blok dní.
• Vlastní volno - cokoli jednorázového: školení, návštěva lékaře, dřívější zavírací doba v pátek.

Výjimka má přednost před otevírací dobou, takže se termíny v jejím rozsahu přestanou nabízet. Nezapomeňte ji zadat dřív, než si klienti stihnou zabrat termíny - už existující rezervace se samy nezruší.

Časové pásmo

Dostupnost se počítá v pásmu vašeho pracovního prostoru, ne v pásmu klienta ani serveru. To je důležité u online služeb: když se vám objedná někdo z jiné země, vidí termíny přepočtené, ale vy pracujete pořád podle svého času. Zkontrolovat si pásmo v nastavení prostoru se vyplatí hned na začátku.

Než to vypustíte mezi klienty

Otevřete si vlastní veřejnou rezervační stránku a projděte ji jako zákazník. Ptejte se:

1. Jsou nabízené začátky časy, na které se dá dorazit?
2. Zbývá mezi dvěma termíny dost prostoru na úklid a přípravu?
3. Nabízí systém dnešní odpoledne, i když už ho nestihnete?
4. Sedí příští svátek a nejbližší dovolená?

Pět minut téhle kontroly ušetří spoustu telefonátů ve stylu „nezlobte se, ale musíme to přesunout“.